Załącznik do Uchwały nr 27/2018

Rady Nadzorczej z dnia 18 grudnia 2018 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY HRUBIESZOWSKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ

IM. ST. STASZICA W HRUBIESZOWIE

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§  1

Regulamin niniejszy określa podstawowe obowiązki i uprawnienia osób kierujących wykonywaniem zadań Spółdzielni jako zakładu pracy w ramach struktury organizacyjnej zatwierdzonej przez Radę Nadzorczą oraz podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy.

§  2

Ilekroć w dalszej treści jest mowa o:

1. Spółdzielni, należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową im. St. Staszica w Hrubieszowie.

2. Zarządzie, należy przez to rozumieć Zarząd Spółdzielni.

3. Prezesie Spółdzielni, należy przez to rozumieć osobę powołaną przez Radę Nadzorczą do kierowania działalnością Spółdzielni jako zakładu pracy.

4. Organach Spółdzielni, należy przez to rozumieć organy powołane na podstawie przepisów Prawa spółdzielczego i Statutu Spółdzielni.

5. Kierownikach, należy przez to rozumieć osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy na stanowiskach kierowników komórek organizacyjnych, a w odpowiednim zakresie, również osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy.

6. Statucie, należy przez to rozumieć Statut Spółdzielni Mieszkaniowej im. St. Staszica w Hrubieszowie uchwalony przez Walne Zgromadzenie i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego /Rejestr Przedsiębiorców/.

 

§  2

Dla  realizacji  swojej działalności Spółdzielnia może:

1. Prowadzić działalność inwestycyjną.

2. Nabywać potrzebne jej tereny na własność lub w użytkowanie wieczyste.

3. Zarządzać innymi nieruchomościami, na podstawie umów zawartych z właścicielami tych nieruchomości.

4. Wydzierżawiać lub zbywać grunty stanowiące jej własność albo będące w jej użytkowaniu wieczystym, a także wynajmować, wydzierżawiać i zbywać lokale stanowiące jej własność.

5. Zaciągać kredyty na realizację przedsięwzięć inwestycyjno - budowlanych Spółdzielni, przy czym koszty budowy obciążają związanych umową członków.

6. Prowadzić działalność społeczną, oświatową i kulturalną na rzecz członków i ich rodzin.

7. Prowadzić działalność gospodarczą związaną bezpośrednio z realizacją celów określonych w Statucie, na zasadach wynikających z odrębnych regulacji prawnych.

 

 §  3

Spółdzielnia realizuje swoje statutowe zadania siłami własnymi lub zleca ich wykonanie innym jednostkom gospodarczym. Zlecenie wykonania określonych zadań innym podmiotom gospodarczym nie zwalnia kierownictwa Spółdzielni z odpowiedzialności za prawidłowe ich wykonanie.

§  4

Dla realizacji zadań siłami własnymi Spółdzielnia zatrudnia pracowników i organizuje ich pracę w ramach zatwierdzonej przez Radę Nadzorczą struktury organizacyjnej.

 

ORGANIZACJA I KIEROWNICTWO
 

§  5

1. Zarząd składa się z 2 – 4 członków, w tym Prezesa, jego Zastępcy i dwóch nieetatowych członków Zarządu, wybieranych zgodnie z postanowieniami ustaw i Statutu Spółdzielni przez Radę Nadzorczą.

2. Zarząd kieruje działalnością Spółdzielni oraz reprezentuje ją na zewnątrz; podejmuje decyzje we wszystkich sprawach niezastrzeżonych w ustawie lub Statucie innym organom Spółdzielni.

3. Sprawy zastrzeżone do kolegialnej decyzji Zarządu określa Statut Spółdzielni i Regulamin Zarządu uchwalony przez Radę Nadzorczą, który zawiera również tryb obradowania i podejmowania uchwał oraz normuje inne sprawy organizacyjne Zarządu.

 §  6

Spółdzielnię pod względem organizacyjnym tworzą:

1. Prezes Zarządu - P

2. Z-ca Prezesa Zarządu - ZP

3. Działy:

   1. Dział Finansowy: - DF

      • Główna księgowa: - GK

        - pracownicy ds. finansowo-ksiegowych,

        - pracownik ds. windykacji. - DW

b) Dział Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi: - GZM

• Kierownik GZM:

- Administratorzy:

• Sprzątaczka,

• Gospodarze posesji,

- Majster elektryków:

• • • • Elektrycy,

- Majster budowlany:

• • • • Hydraulicy,

      • Robotnicy,

- Sprzątaczka

c) Stanowiska samodzielne:

• Stanowisko ds. kadr, sekretariatu i spraw samorządowych, - DK

• Stanowisko ds. członkowsko-mieszkaniowych i odrębnej własności,- DC

• Pracownik ds. BHP i p.poż.

• Inspektor ds. technicznych oraz termomodernizacji

• Pracownik ds. SKK ,,Słoneczko"

• Sprzątaczka

§  7

1. Prezes Spółdzielni kieruje w ramach uchwał Zarządu, bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni. Zadania swoje wykonuje przy pomocy Zastępcy oraz członków Zarządu. Nie wyłącza to uprawnień Zarządu do podejmowania uchwał w każdej sprawie dotyczącej bieżącej działalności Spółdzielni.

2. Prezes Spółdzielni, w ramach ogólnego kierownictwa i nadzoru nad realizacją zadań:

1. wydaje dyspozycje i polecenia Zastępcy, członkom Zarządu odnośnie sposobu wykonywania powierzonych zadań,

2. koordynuje przygotowanie projektów planów gospodarczych  i finansowych oraz nadzoruje ich realizację,

3. sprawuje ogólny nadzór nad celowym i efektywnym wykorzystywaniem środków finansowych,

4. kieruje wdrażaniem najbardziej efektywnych form i metod wykonywania zadań,

5. dokonuje prawidłowego doboru kadr i kształtuje politykę płacową w ramach środków przewidzianych w planach finansowo – gospodarczych uchwalonych przez Radę Nadzorczą,

6. organizuje skuteczną kontrolę i nadzór nad:

1. realizacją zadań przez komórki,

2. wykonywaniem uchwał organów Spółdzielni,

3. przestrzeganiem w Spółdzielni ogólnie obowiązujących przepisów oraz postanowień statutu, regulaminów i instrukcji wewnętrznych.

7. współdziała z zakładowymi organizacjami związkowymi w zakresie spraw pracowniczych,

8. przyjmuje skargi na działalność komórek organizacyjnych i pracowników Spółdzielni,

9. współdziała z organami Spółdzielni w realizacji zadań oraz zapewnia ich obsługę,

10. reprezentuje Spółdzielnię na zewnątrz w zakresie realizacji bieżących zadań gospodarczych Spółdzielni.

 §  8

1. Zastępca Prezesa oprócz udziału w pracach Zarządu kieruje i nadzoruje całokształtem spraw dotyczących spraw związanych z działalnością ekonomiczno – finansową wszystkich jednostek organizacyjnych Spółdzielni zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Zastępuje Prezesa w czasie jego nieobecności.

3. Zabezpiecza terminowe opracowywanie planów i sprawozdawczości w zakresie swego działania.

4. W szczególności do zadań i kompetencji Zastępcy Prezesa należy:

   1. reprezentowanie Spółdzielni wobec organów administracji państwowej oraz jednostek gospodarczych w sprawach dotyczących nadzorowanego pionu,

   2. spełnianie funkcji przełożonego w podległym pionie,

   3. organizacja i nadzór nad prowadzeniem rachunkowości Spółdzielni, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

   4. przygotowanie raportów i analiz finansowych na potrzeby Zarządu,

   5. monitorowanie zmian prawa podatkowego i finansowe,

   6. wydawanie dyspozycji i podejmowanie wiążących decyzji w zakresie realizacji zadań w nadzorowanym pionie,

   7. podejmowanie niezbędnych czynności organizacyjnych, inicjatyw i środków zabezpieczających pełną realizację zadań Spółdzielni i nadzorowanej komórki,

   8. nadzór nad podziałem zadań pomiędzy pracowników nadzorowanej przez siebie komórki organizacyjnej,

   9. kształtowanie gospodarki finansowej Spółdzielni, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

   10. nadzór nad terminowym i prawidłowym sporządzaniem sprawozdań, informacji i analiz z zakresu gospodarki ekonomiczno – finansowo – księgowej,

   11. analiza gospodarki finansowej Spółdzielni,

   12. dokonywanie oceny pracy Głównego księgowego oraz wnioskowanie dla niego awansów, przeszeregowań, nagród i kar,

   13. informowanie pozostałych członków Zarządu o ważniejszych sprawach i podejmowanych przedsięwzięciach w zakresie nadzorowanej działalności i zagadnień,

   14. współpracy z Radą Nadzorczą oraz jej komisjami w zakresie spraw ekonomiczno – finansowo – księgowych.

§  9

1. Prezesowi, Zastępcy Prezesa podlegają bezpośrednio:

   1. Kierownik wieloosobowej komórki organizacyjnej (działu) oraz Główny księgowy.

   2. Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy.

   3. Pozostali pracownicy podlegają służbowo bezpośrednio Kierownikowi działu lub Głównej księgowej.

 §  10

1. Kierownicy komórek organizacyjnych (działów) kierują wykonaniem powierzonych im zadań wg zasady jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności za wyniki pracy.

2. W razie pilnej potrzeby, Prezes, Zastępca Prezesa, w sprawach finansowych może wydać pracownikowi polecenie załatwienia sprawy z pominięciem bezpośredniego przełożonego. W takim przypadku, pracownik obowiązany jest załatwić sprawę, a o otrzymanym poleceniu poinformować bezpośredniego przełożonego – niezwłocznie, gdy tylko będzie to możliwe.

3. W czasie nieobecności Kierownika, obowiązki jego pełni pracownik wyznaczony przez Prezesa Spółdzielni.

4. Kierownicy organizują wykonanie zadań wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów, statutu, regulaminów i instrukcji wewnętrznych oraz uchwał i decyzji organów Spółdzielni.

5. Kierownicy jako organizatorzy wykonania zadań:

   1. ustalają w miarę potrzeby aktualizują, w uzgodnieniu z nadzorującym członkiem kierownictwa Spółdzielni, szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników oraz wręczają je każdemu pracownikowi za pokwitowaniem,

   2. wyznaczają zastępstwa pracowników czasowo nieobecnych,

   3. przekazują właściwym pracownikom otrzymane do załatwienia sprawy oraz korespondencję w celu jej opracowania,

   4. wydają pracownikom polecenia oraz udzielają wskazówek odnośnie do sposobu i terminu załatwienia przekazanych spraw,

   5. rozliczają pracowników z wykonania zadań i załatwienia spraw,

   6. współdziałają z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie, w jakim opracowywane w ich komórkach sprawy wchodzą również w zakres działania innych komórek organizacyjnych oraz kancelarią prawną.

6. Kierownicy obowiązani są opracowywać dla potrzeb Spółdzielni sprawozdania, informacje, projekty regulaminów, umów i instrukcji oraz inne materiały dotyczące zakresu działania danej komórki organizacyjnej.

7. Kierownicy przygotowują i wnoszą na posiedzenia Zarządu projekty załatwiania spraw, w których podejmowanie decyzji należy do kompetencji Zarządu.

8. Kierownicy obowiązani są współdziałać z właściwymi komisjami Rady Nadzorczej w zakresie określonym w statucie oraz odpowiednich regulaminach, a w szczególności:

1. udzielać niezbędnych i wyczerpujących informacji dotyczących realizowanych zadań,

2. przedstawiać określone sprawy  do zaopiniowania.

Do obowiązków kierowników należy zapewnienie przestrzegania przez pracowników postanowień ogólnie obowiązujących przepisów oraz wewnętrznych regulaminów i instrukcji, a w szczególności w zakresie:

• Porządku i dyscypliny pracy.

• Zasad BHP i p.poż.

• Zachowania tajemnicy państwowej i służbowej.

• Prawidłowego postępowania z aktami służbowymi.

• Ochrona danych osobowych, którymi dysponuje Spółdzielnia.

• Dbanie o zgromadzoną dokumentację w archiwum.

§  11

1. Kierownicy uprawnieni są do:

1. podejmowania decyzji w sprawach pracowniczych, w zakresie ustalonym regulaminem pracy,

2. podpisywania pism kierowanych do innych komórek Spółdzielni oraz opracowań i pism kierowanych do kierownictwa spółdzielni lub Zarządu.

3. udzielania informacji i wyjaśnień uprawnionym organom i instytucjom w sprawach wchodzących w zakres ich działania,

4. podpisywania dokumentów obrotu materiałowego oraz dokumentów finansowo- księgowych na zasadach określonych w instrukcji obiegu tych dokumentów.

2. Szczególne uprawnienia kierowników oraz samodzielnych specjalistów, którym Zarząd udzielił pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych określonego rodzaju, określone są w uchwałach o udzielaniu pełnomocnictwa.

 

§  12

1. Do obowiązków pracownika należy:

1. Zapoznanie się ze schematem organizacyjnym Spółdzielni, obiegu dokumentów i sposobu załatwiania spraw.

2. Przestrzeganie działania zgodnego z przyznanymi kompetencjami.

3. Rzetelne wykonywanie zadań wyznaczonych przez przełożonego.

4. Przestrzeganie przepisów porządku i dyscypliny pracy, zasad BHP i p.poż.

5. Celowe i racjonalne dysponowanie  środkami znajdującymi się w dyspozycji pracownika.

6. Zgłaszanie przełożonemu ewentualnych trudności w wykonywaniu powierzonych zadań.

7. Współpraca z wszystkimi stanowiskami oraz organami Spółdzielni.

8. Fachowe i terminowe załatwianie spraw zgodnie z kompetencjami, w zakresie ustalonego zakresu czynności oraz wyznaczonych przez przełożonego zadań.

9. Zachowanie tajemnicy służbowej.

10. Ochrona danych osobowych, którymi dysponuje Spółdzielnia.

PODSTAWOWE ZADANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

 

§  13

PION PREZESA ZARZĄDU

1. Stanowisko d/s kadr, sekretariatu i spraw samorządowych ponosi odpowiedzialność za:

1. prawidłową ewidencję, przechowywanie, obieg, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji, wydawnictw i faktur zgodnie z instrukcją kancelaryjną, przepisami biurowymi i pocztowymi w wymaganych terminach,

2. wykonywanie prac techniczno – manipulacyjnych związanych z wytwarzaniem lub reprodukcją dokumentów,

3. prawidłowe zabezpieczenie powierzonych pism i dokumentów,

4. wszelkie pozostałe czynności związane z administracyjno – biurową i reprezentacyjną obsługą sekretariatu,

5. opracowywanie projektów struktury i regulaminu organizacyjnego Spółdzielni,

6. opracowywanie projektów wewnętrznych Spółdzielni o charakterze organizacyjno  - prawnym, jak: instrukcje, regulaminy, zarządzenia Prezesa Spółdzielni, które zostały zlecone do opracowania przez Zarząd, ich ewidencja, rozdział i bieżąca aktualizacja,

7. kompletowanie i przechowywanie aktów wewnętrznych Spółdzielni,

8. bieżąca współpraca z Kancelarią radcy prawnego,

9. ustalanie tekstów pieczątek, szyldów i wywieszek zgodnie z obowiązującymi nazwami stanowisk i komórek organizacyjnych Spółdzielni,

10. obsługę organów Spółdzielni:

1. przygotowanie pod względem organizacyjnym Walnych Zgromadzeń Członków Spółdzielni, gromadzenie protokołów, rozsyłanie wniosków i postulatów – stosownie do decyzji Zarządu – do załatwienia przez komórki i stanowiska, bądź też ustosunkowanie się  przez właściwe instytucje zewnętrzne,

2. protokołowanie posiedzeń organów Spółdzielni przekazywanie jego decyzji do wykonania komórkom i stanowiskom Spółdzielni, instytucjom zewnętrznym, prowadzenie rejestru uchwał,

11. dobór kandydatów do pracy, załatwianie spraw osobowych związanych z zatrudnieniem pracowników, zmianę stanowisk pracy lub wynagrodzenia oraz rozwiązania stosunku pracy,

12. powiadamiania właściwych komórek organizacyjnych o przysługujących pracownikowi uprawnieniach wynikających ze stosunku pracy w celu ich realizacji,

13. załatwianie spraw dotyczących przyznania pracownikowi emerytury lub renty,

14. współdziałanie z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie podnoszenia kwalifikacji przez pracowników,

15. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem zakładowym funduszem socjalnym i mieszkaniowym, a w szczególności:

1. opracowywanie projektów zasad przyznawania pracownikom pomocy z tych funduszy w odpowiednich regulaminach,

2. rozpoznanie potrzeb pracowników, emerytów i rencistów,

3. sprawowanie obsługi administracyjno – technicznej funduszu socjalnego i mieszkaniowego,

16. opracowywanie projektów regulaminów i innych unormowań wewnętrznych dotyczących porządku i dyscypliny pracy /regulamin pracy/ oraz zasad wynagradzania,

17. przeprowadzanie kontroli i załatwianie spraw związanych z przestrzeganiem obowiązującego w Spółdzielni  porządku i dyscypliny pracy /wykorzystanie czasu pracy, zwolnienia od pracy, opracowywanie i realizowanie planów urlopów, kary za naruszenia obowiązków pracowniczych i inne/,

18. współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi w zakresie ustalonym przez prezesa Spółdzielni,

19. kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących spraw pracowniczych.

20. aktualizację danych Spółdzielni w Krajowym Rejestrze Sądowym,

2.   Stanowisko ds. członkowsko-mieszkaniowych i odrębnej własności.

Do obowiązków należy:

1. załatwia sprawy związane z członkostwem Spółdzielni tzn. przyjmowaniem członków i ustaniem członkostwa /wystąpienie członka ze Spółdzielni, wykluczenie, wykreślenie lub skreślenie z rejestru członków/,

2. załatwia sprawy zawarcia stosownych umów wolnych lokali mieszkalnych oraz roszczenia o przydział związane z pochodnym nabyciem prawa do lokalu mieszkalnego lub garażu,

3. przygotowuje umowy najmu wolnych lokali mieszkalnych,

4. wystawia stosowne zaświadczenia członkom dotyczące członkostwa lub prawa do  lokalu mieszkalnego,

5. wystawia dokumenty stwierdzające nabycie prawa do lokalu mieszkalnego /lokatorskie, własnościowe, odrębna własność lokalu mieszkalnego oraz nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu użytkowego/,

6. prowadzi rejestry:

1. członków Spółdzielni,

2. zaświadczeń dotyczących lokali mieszkalnych,

3. lokali, dla których zostały założone oddzielne księgi wieczyste z odnotowaniem obciążeń hipotecznych,

4. gruntów.

8. rozlicza wkłady mieszkaniowe i budowlane udziały,

9. kompletuje dokumenty członkowskie i różną korespondencję dotyczącą lokali.

10. musi posiadać znajomość niezbędnych przepisów prawnych / m.in. Prawo spółdzielcze, Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych, Statut SM im. St. Staszica w Hrubieszowie i odpowiednich regulaminów/

11. ściśle współpracuje z Kancelarią radcy prawnego, rzeczoznawcami majątkowymi oraz działem finansowym oraz administracją.

12. przygotowuje i prowadzi niezbędną dokumentację w zakresie wyodrębnienia lokali zgodnie z Ustawą o Spółdzielniach Mieszkaniowych z dnia 15 grudnia 2000 roku z późn. zm. oraz innych Ustaw,

13. prowadzi rejestr gospodarki lokalami  użytkowymi, garażami oraz najemcami gruntów,

14. organizuje przetargi na najem lub w inny sposób pozyskuje najemców lokali użytkowych,

15. przygotowuje projekty umów najmu, aneksy i wystawia faktury dla lokali użytkowych będących własnością Spółdzielni, z tytułu dzierżawy gruntów, najmu pomieszczeń przynależnych i innych,

16. gromadzi i archiwizuje dokumentację związaną z przetargami,

17. uczestniczy w protokolarnym zdawaniu lub przejmowaniu tych lokali,

18. dba o dokumenty członkowskie znajdujące się w archiwum,

19. prowadzi na bieżąco stronę internetową HSM.

3. Stanowiko d/s BHP i p.poż

Do obowiązków należy:

1. odpowiada za stan sanitarno – porządkowy,

2. nadzór nad właściwym prowadzeniem dokumentacji oraz wyposażenie wszystkich pracowników w odzież roboczą i środki czystości osobistej zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3. udział w przeglądach stanu technicznego zasobów mieszkaniowych, lokali użytkowych, placów zabaw oraz towarzyszącej infrastruktury,

4. wyposażanie w podręczne apteczki,

5. wykonywanie obowiązków określonych w odpowiednich przepisach prawnych w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy,

6. realizację ochrony przeciwpożarowej na terenie Spółdzielni.

4.  Inspektor ds. technicznych oraz termomodernizacji zobowiązany jest do:

1. udziału w przeglądach technicznych zasobów mieszkaniowych,

2. udziału  w opracowaniu planów rzeczowo – finansowych remontów budynków,

3. udziału w pracach komisji przetargowej, komisjach do załatwiania interwencji mieszkańców, sporządzania protokołów,

4. udziału w odbiorach robót od firm zewnętrznych,

5. przygotowania zleceń i umów, nadzoru prac remontowych, sprawdzania kosztorysów wstępnych, przedmiarów, kosztorysów po wykonawczych i faktur,

6. interwencji w związku ze zgłoszeniami lokatorów,

7. współpraca z organami i poszczególnymi działami Spółdzielni i Kancelarią prawną,

8. uczestnictwa w komisjach ds. przejmowania i przekazywania lokali mieszkalnych i użytkowych, sporządzanie kosztorysów prac remontowych zwalnianych lokali, sporządzanie protokołów i innych dokumentów stanowiących podstawę do rozliczeń finansowych w tych sprawach,

9. pracy w Wewnętrznej komisji szacunkowo – likwidacyjnej Spółdzielni,

10. śledzenia nowych metod w robotach remontowych,

11. bieżącego prowadzenia dokumentacji przewodów kominowo – wentylacyjnych, realizacji zaleceń kominiarskich, zlecenia prac związanych z usuwaniem usterek przewodów kominowych, nadzór nad przeglądami kominiarskimi i związaną z tym dokumentacją.

12. rozpatrywania roszczeń finansowych /rzeczowych/ użytkowników lokali mieszkalnych i użytkowych z tytułu usterek budowlanych oraz zaistniałych szkód, za które ponosi odpowiedzialność Spółdzielnia,

13. prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją zadań planowych, wykonywania bieżącego nadzoru budowlanego, analizowania kosztorysów, korygowania błędów merytoryczno – rachunkowych w kosztorysach i fakturach, dokonywania odbiorów wykonywanych prac, reagowania na usterki,

14. analizowania kosztów poniesionych na realizację prac remontowych, opracowywania odpowiednich dokumentów sprawozdawczych dla organów statutowych Spółdzielni.

15. Prowadzenie książek obiektów budowlanych.

16. Przestrzega, prowadzi dokumentację w zakresie ustawowych przeglądów budynków i budowli, instalacji odgromowej i elektrycznej, przewodów dymowych i wentylacyjnych zgodnie z Ustawą Prawo budowlane oraz innych przepisów w tym zakresie.

17. Rozlicza termomodernizację budynków w HSM.

18. Przygotowuje dokumentację techniczną do ustanowienia odrębnej własności (do aktów notarialnych).

5. Pracownik ds. SKK ,,Słoneczko"

Do obowiązków należy:

1. Planowanie, sprawozdawczość i dokumentacja działalności społeczno – wychowawczej:

• opracowanie propozycji do rocznego planu pracy, programów imprez własnych, okolicznościowych, masowych itp.

• realizacja przyjętych założeń,

1. Prowadzenie bieżącej dokumentacji z prowadzonej działalności w formie opisowej i tabelarycznej.

2. Opracowywanie rocznego planu pracy SKK ,,Słoneczko" na rok następny z uwzględnieniem pracy w poszczególnych miesiącach. Przedstawienie planu finansowania imprez zawartych w planie rocznym z uwzględnieniem środków planowanych na działalność kulturalno – oświatową oraz wynikających z dobrowolnych wpłat. Przedłożenie w/w planu do akceptacji i zatwierdzenia Zarządowi Spółdzielni nie później niż do końca listopada danego roku.

3. Co najmniej miesiąc przed planowaną imprezą przygotowanie i przedstawienie Zarządowi HSM szczegółowego planu imprezy wraz z planem poniesionych kosztów i zabezpieczenia pod względem bezpieczeństwa.

4. Prowadzenie wewnętrznych rozliczeń finansowych działalności SKK ,,Słoneczko”.

5. Pomoc w organizacji pracy i nadzór nad pracą kół zainteresowań.

6. Opieka nad Klubem Seniora.

7. Przeciwdziałanie patologii społecznej poprzez organizowanie spotkań edukacyjnych.

8. Organizowanie imprez masowych dla dzieci i młodzieży w ramach edukacji kulturalno – oświatowych i czynne uczestnictwo w imprezach.

9. Prowadzenie działań zmierzających do uzyskania środków na działalność społeczno – wychowawczą poprzez:

• organizowanie imprez,

• poszukiwanie sponsorów.

• współpraca z instytucjami kulturalno – oświatowymi w organizowaniu imprez na szczeblu miejsko-gminnym, powiatowym, wojewódzkim, centralnym.

1. Reklama działalności społeczno – wychowawczej.

2. Odpowiedzialność za szatę graficzną tablic informacyjnych w Spółdzielni.

3. Odpowiedzialność materialna za powierzone mienie.

4. Nadzór nad kółkami zainteresowań:

• plastycznym

• teatralnym

• brydżowym

• rytmiczno – ruchowym

• siłownią.

6. Sprzątaczka.

Do obowiązków należy:

1. Codzienne sprzątanie pomieszczeń biurowych.

2. Mycie okien i drzwi, lamperii w pomieszczeniach oraz drzwi wejściowych.

3. Mycie urządzeń sanitarnych.

4. Pranie firan i zasłon, ścierek.

5. Stałe utrzymanie czystości wyposażenia i urządzeń wszystkich pomieszczeń.

6. Całoroczne utrzymanie w czystości schodów wejściowych do biura ( zimą odśnieżanie, posypywanie piaskiem lub solą przy wystąpieniu gołoledzi.)

7. Wynoszenie śmieci z pomieszczeń biura i SKK Słoneczko.

8. Zgłaszanie zapotrzebowania na środki czystości.

9. Oszczędne gospodarowanie energią elektryczną oraz pobranymi środkami czystości.

10. Zamykanie Biura Spółdzielni i SKK Słoneczko po wykonanej pracy.

11. Przestrzeganie zakazu wstępu osób postronnych do biura po godzinach pracy.

12. Wykonywanie innych zleconych przez Zarząd prac w przypadku wystąpienia takiej potrzeby.

7. Kierownik gospodarki zasobami mieszkaniowymi.

1. w zakresie rozliczenia robót budowlano - montażowych bezpośrednio współpracuje z działem księgowości.

2. dokonuje okresowych i rocznych przeglądów stanu technicznego zasobów mieszkaniowych oraz maszyn i urządzeń i obiektów usługowo produkcyjnych ( warsztat stolarski, ślusarki, kotłownie itp.) pod względem technicznym i obowiązujących przepisów w tym zakresie.

3. sporządza protokoły z dokonanych przeglądów.

4. na podstawie przeprowadzonych przeglądów sporządza roczne plany remontów z ustaleniem zakresu robót, ilości materiałów i kosztów.

5. nadzoruje wykonanie prac, zużycie materiału i rozliczenia kosztów.

6. prowadzi i załatwia sprawy związane ze zgłoszeniem usterek budowlanych wad w budynkach oraz ich usuwanie.

7. Prowadzi dokumentację dotyczącą remontów i konserwacji budynków zgodnie z obwiązującymi przepisami i instrukcją obiegu dokumentów.

8. zatwierdza dokumenty dotyczące wydania materiałów na potrzeby remontowe i usuwanie usterek.

9. nadzoruje sporządzanie faktur za wykonane remonty i usługi GZM.

10. utrzymuje współpracę z organami samorządowymi Rday Nadzorczej, Zarządu i Komitetami blokowymi w zakresie należytego utrzymania zasobów mieszkaniowych pod względem technicznym.

11. określa i opracowuje zakresy i ilości robót i prac przewidzianych do wykonania w okresach miesięcznych przez poszczególnych pracowników dla celów premiowania oraz sporządzania miesięcznych wniosków premiowych.

12. współpracuje z działem finansowo- księgowym w zakresie opracowania planów finansowych gospodarki zasobami mieszkaniowymi.

13. sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą magazynów, stanu zapasów materiałowych oraz kieruje zakupami materiałowymi do wykonania remontów, usług.

14. ustala kolejność i terminowość wykonanych prac remontowych.

15. wprowadza racjonalną organizację pracy na stanowiskach robotniczych i ją kontroluje.

16. analizuje wykorzystanie czasu pracy przez podległych pracowników czuwa by zadania te wykonywane były terminowo, dobrze jakościowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

17. organizuje pracę na podległych stanowiskach pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

18. zabezpiecza przestrzeganie na stanowiskach pracy przepisów i zasad bhp, wydaje polecenia usuwania uchybień, w tym zakresie oraz kontroluje wykonanie tych poleceń.

19. zabezpiecza wykonanie zarządzeń i zaleceń wydanych przez organy kontrolne nad warunkami pracy.

20. organizuje stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

21. zapewnia pracownikom odzież ochronną i sprzęt ochrony osobistej oraz dopilnuje aby środki te były stosowane zgodnie z przeznaczeniem.

22. organizuje, przygotowuje i prowadzi pracę w sposób zabezpieczający przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi i schorzeniami związanymi z warunkami środowiska pracy.

23. zapewnia bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego.

24. zapewnia przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

25. prowadzi szkolenia na stanowisku pracy podległych pracowników zgodnie z opracowanymi i zatwierdzonymi programami instruktażu.

26. kontroluje i nadzoruje rozliczenia czasu pracy pracowników i rzetelność sporządzonych dokumentów oraz przestrzeganie przepisów o czasie pracy.

27. nadzór nad pracą kotłowni gazowej.

28. opracowuje zakresy czynności i odpowiedzialności i uprawnień podległym pracownikom.

29. składa sprawozdanie z zakresu robót remontowych i realizacji planu remontów i konserwacji Zarządowi HSM.

30. nadzoruje nad prawidłowym wykorzystaniem środków transportowych.

31. nadzoruje nad remontami pojazdów i ich rozliczeniem.

32. zapewnia pełne i racjonalne wykorzystanie środków transportowych oraz przekłada wnioski w tym zakresie.

33. przyjmuje interesantów w sprawach związanych z działalnością GZM.

34. kieruje i koordynuje pracą działu GZM.

35. występuje do Zarządu z wnioskami w sprawie przyjmowania, awansowania, nagradzania, karania i zwalniania podległych sobie pracowników.

36. dokonuje okresowych ocen podległych pracowników oraz sporządza projekty opinii o tych pracownikach.

37. opracowuje plan urlopów i po zatwierdzeniu przestrzega ich realizację zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

38. Odpowiada za rozliczenie czasu pracy podległych pracowników, rzetelności sporządzonych dokumentów i przestrzeganie przepisów o czasie pracy.

39. Odpowiada za przestrzeganie przez pracowników dyscypliny pracy, przepisów bhp i p. poż. oraz tajemnicy służbowej i państwowej.

40. za gruntowną znajomość zagadnień związanych z zajmowanym stanowiskiem oraz przepisów ogólnych i wewnętrznych.

41. jeżeli pracownik nie wykona lub nienależycie wykona obowiązki pracownicze ze swojej winy i wyrządzi tym samym szkodę Sp-ni, ponosi za to odpowiedzialność materialną zgodnie z przepisami art.114 KP.

42. stwierdzanie pod względem merytorycznym celowości wykonanych usług, zakupu materiałów, dostawy sprzętu itp.

43. sporządza umowy na roboty remontowo-budowlane, inwestycyjne, sprzątania klatek schodowych i inne w zakresie działalności GZM,

44. uczestniczy w posiedzeniach Zarządu w sprawach dotyczących działalności GZM,

45. składa według potrzeb Zarządu sprawozdania z bieżącej działalności,

46. prowadzi kontrolkę wyjść służbowych i prywatnych podległych pracowników,

47. współpracuje z Kancelarią prawną.

8. Administratorzy osiedla, podlegają bezpośrednio Kierownikowi GZM i odpowiadają za:

1. obsługę centrali telefonicznej,

2. obsługę kserokopiarki

3. zgłaszanie konieczności konserwacji powyższych urządzeń,

4. nadzór i rozliczanie wykorzystania papieru i sprzętu,

5. nadzór  i organizację pracy podległych pracowników,

6. oznakowanie budynków stosownymi tablicami z nazwą ulicy, numerem posesji i wyszczególnieniem  zarządcy,

7. utrzymanie aktualnych tablic informacyjnych na klatkach schodowych,

8. rozprowadzenie wśród mieszkańców wszelkich dokumentów, co do których polecenia otrzymuje z Zarządu Spółdzielni,

9. dbałość o dobry stan sanitarno-porządkowy budynków oraz ich stan techniczny w zakresie drobnych napraw, o estetykę terenów zielonych – zlecanie w tym względzie prac firmom zewnętrznym,

10. obsługę lokatorów na interwencje osobiste, telefoniczne i pisemne wraz z prowadzeniem zeszytu zgłoszeń, archiwum pism,

11. prowadzenie książek meldunkowych, ewidencji budynków mieszkalnych i kart SPGM,

12. prowadzenie postępowań wyjaśniających o naruszenie regulaminu porządku domowego, sporządzanie wniosków do kolegium ds. wykroczeń o ukaranie, bądź wniosków o pozbawienie członkostwa w Spółdzielni,

13. przekazywanie informacji dotyczących zmiany użytkownika do działu członkowsko – rozliczeniowego i do działu czynszów,

14. współpracę z Policją w przypadkach konieczności wejścia w jej asyście do mieszkania oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa publicznego mieszkańców oraz Strażą Miejską,

15. sprawy związane ze zmianą użytkowników lokali mieszkalnych, tj. za odbiór lokalu zwalnianego i przekazanie lokalu nowemu użytkownikowi,

16. udział w statutowych formach działania Spółdzielni, w szczególności w Walnym Zgromadzeniu i zebraniach komitetów blokowych,

17. poprawne przygotowanie umów o świadczenie usług komunalno – mieszkaniowych, wyegzekwowania ich od zleceniobiorców i rozliczenie,

18. przeprowadzanie dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji stosownie do potrzeb lub zarządzeń państwowych organów sanitarnych.

19. administrowanie budynkiem biurowym i lokalami wykorzystywanymi na potrzeby własne Spółdzielni, utrzymywanie ich w należytym stanie technicznym i sanitarnym, zabezpieczenie ich przed zagrożeniem pożarowym i przed wstępem osób nieupoważnionych, zwłaszcza po godzinach pracy,

20. prowadzenie kompleksowo wszystkich spraw związanych z zapewnieniem i utrzymaniem właściwego stanu technicznego obiektów budowlanych i urządzeń technicznych znajdujących się w zasobach Spółdzielni, celem bezawaryjnej ich eksploatacji.

21. prawidłowe wynajmowanie obiektów i pomieszczeń znajdujących się w zasobach Spółdzielni,

22. załatwianie wszystkich spraw administracyjnych występujących w codziennej działalności,

23. współpracę ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Sp-ni oraz z dostawcami mediów : energetycznych, energii elektrycznej, wody i odprowadzania ścieków, telefonów oraz z  najemcami budynków i obiektów,

24. prowadzenie dokumentacji zapewniającej właściwą organizację pracy na swoim stanowisku,

25. prowadzenie i załatwianie korespondencji zgodnie z posiadanymi w tym zakresie kompetencjami,

26. udział w komisjach typowania robót remontowych, przeglądach stanu technicznego obiektów budowlanych oraz udział w komisjach odbiorów wykonanych robót

27. nadzór merytoryczny i techniczny nad prowadzonymi robotami remontowymi,

28. rozliczanie zużycia mediów: woda i ścieki, centralnego ogrzewania, energii elektrycznej; rozliczanie rozmów telefonicznych, prowadzonych przez abonentów,

29. prowadzenie rejestru najemców,

30. pozyskiwanie najemców na zwolnione lokale,

31. protokolarne przejmowanie i przekazywanie wynajmowanych obiektów i budynków oraz udział w negocjacjach dotyczących najmu.

32. stwierdzanie pod względem merytorycznym celowości wykonanych usług, zakupu materiałów, dostawy sprzętu itp.

33. dokonują podziału, prowadzą ewidencję kosztów na poszczególne nieruchomości i przekazują co miesiąc do działu finansowego.

9. Gospodarze posesji – podlegają bezpośrednio administratorom, odpowiadają za:

1. dbanie o czystość powierzonych opiece posesji,

2. dbałość o estetykę i utrzymanie zieleni,

3. utrzymanie chodników w odpowiednim stanie wykonując prace w zależności od pory roku, w okresie letnim zamiatanie, w okresie zimowym odśnieżanie i likwidacja skutków gołoledzi.

4. zgłaszanie w dziale administracji wszelkich zaobserwowanych nieprawidłowości, awarii i usterek.

10. Majstrowie (elektryków i budowlany) podlegają bezpośrednio Kierownikowi GZM.

Do obowiązków Majstrów GZM należy:

1. prowadzenie eksploatacji instalacji i urządzeń energetycznych w zasobach Spółdzielni:

1. zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Prawo budowlane oraz przepisami szczegółowymi do w/w ustawy, Polskimi Normami i aktualną wiedzą techniczną;

2. eksploatację tych urządzeń za pośrednictwem osób posiadających wymagane kwalifikacje zawodowe wymienione w przepisach szczegółowych;

3. nadzoruje prawidłowość eksploatacji instalacji i urządzeń energetycznych oraz wykonawstwo robót na tych instalacjach zgodnie z obowiązującymi przepisami  wymienionymi w pkt „a”,

4. dokonuje zakupów niezbędnych materiałów do prac remontowo-konserwacyjnych.

2. nadzór nad systematycznymi przeglądami, zabiegami konserwacyjno – remontowymi oraz innymi czynnościami techniczno – organizacyjnymi,

3. zbiera, aktualizuje i przechowuje dokumentację techniczną obiektów budowlanych i terenowych,

4. przygotowuje dane wyjściowe do planów remontowo- konserwacyjnych oraz opracowuje okresowe sprawozdania z realizacji planu rzeczowo – finansowego,

5. przeprowadza okresowe kontrole obiektów budowlanych, instalacji oraz urządzeń zgodnie z wymogami przepisów Prawa budowlanego, innymi ustaleniami lub nakazami /normami/, ewidencjonuje i dokumentuje  te czynności a także usuwa stwierdzone nieprawidłowości,

6. uczestnictwo w komisjach przetargowych, odbiorach i przeglądach technicznych budynków oraz komisjach do załatwiania interwencji członków Spółdzielni,  

7. udział w przeglądach stanu technicznego zasobów mieszkaniowych i lokali użytkowych,

8. opracowywanie planów rzeczowo- finansowych remontów budynków,

9. nadzór nad realizacją zatwierdzonego planu remontów budynków oraz instalacji wod. – kan. – i C.O., a także prowadzenie remontów instalacji elektrycznych w oparciu o wyłonionych w drodze przetargu wykonawców,

10. przedkładanie zleceń,  umów i faktur Zarządowi do akceptacji,

11. zatwierdzanie kosztorysów wstępnych, przedmiarów, kosztorysów powykonawczych w zakresie posiadanych uprawnień,

12. przygotowanie analiz technicznych, co do kierunków zamierzeń remontowych oraz efektów rzeczowych i ekonomicznych, uzyskanych w wyniku dotychczasowej działalności remontowej,

13. udział w statutowych formach działania Spółdzielni.

14. współpraca z wszystkimi działami Spółdzielni w zakresie remontów, napraw i komisji powoływanych na interwencję lokatora oraz zakresie planowania finansowego, rzeczowego i  fakturowania robót,

15. dokonuje podziału, prowadzi ewidencję kosztów na poszczególne nieruchomości i przekazuje co miesiąc do działu finansowego.

16. Prowadzą magazyny materiałów niezbędnych do przeprowadzenia remontów i konserwacji.

11. Majster budowlany, podlega bezpośrednio Kierownikowi działu GZM, zobowiązany jest do:

1. nadzoru, organizacji i rozliczania z wykonanej pracy podległych pracowników, uczestnictwa w pracach komisji powołanych do oceny stanu technicznego mieszkań oraz do załatwiania interwencji lokatorów, w szczególności na okoliczność awarii wod.–kan. – gaz i c.o., sporządzanie protokołów i wniosków co do sposobu załatwienia sprawy,

2. udziału w przeglądach technicznych zasobów mieszkaniowych i lokali użytkowych,

3. udziału w pracach komisji przetargowej,

4. realizacji zatwierdzonego planu remontów instalacji wod. – kan. – c.o. w oparciu o wyłonionych w drodze przetargu wykonawców,

5. przygotowania zleceń i umów, nadzór prac remontowych, sporządzanie kosztorysów wstępnych i powykonawczych, przedmiarów oraz faktur w zakresie posiadanych uprawnień,

6. załatwiania na bieżąco prac związanych z eksploatacją budynków,

7. opracowania sprawozdań rzeczowo – finansowych z wykonania wg potrzeb przełożonych.

8. nadzór, organizację i rozliczanie z wykonanej pracy podległych pracowników,

9. nadzór nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną budynków będących własnością Spółdzielni,

10. przestrzeganie okresowych przeglądów w terminach zgodnie z obowiązującymi przepisami i odnotowanie tych czynności w książce konserwacji,

11. nadzór nad bieżącym usuwaniem usterek, interwencji lokatorów,

12. współpracę z organami państwowymi  wymienionymi w Ustawie Prawo Budowlane i odnośnymi organami wymienionymi w przepisach szczególnych do w/w ustawy,

13. nadzór nad poprawnością zleceń i umów, nadzór prac remontowych i konserwacyjnych,  kosztorysów oraz faktur w zakresie posiadanych uprawnień.

14. utrzymanie sprawności technicznej i eksploatacyjnej instalacji wod. –kan. –gaz –c.o. w budynkach Spółdzielni,

15. prawidłowe funkcjonowanie instalacji wod. –kan. –gaz –c.o. w budynkach Spółdzielni,

16. bieżące załatwianie interwencji lokatorów.

17. Dokonuje podziału i prowadzi ewidencję kosztów na poszczególne nieruchomości i przekazuje co miesiąc do działu finansowego.

12.  Elektryk podlega bezpośrednio Majstrowi elektryków.

Do obowiązków należy:

1. utrzymanie sprawności technicznej i eksploatacyjnej instalacji elektrycznych i osprzętu w budynkach Spółdzielni,

2. przegląd i konserwacja instalacji oświetleniowej i odgromowej,

3. odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę elektryczną,

4. bieżąca obsługa zgłoszeń lokatorów.

5. prowadzi kontrolkę czasu pracy oraz wykonanych czynności.

13. Hydraulicy podlegają bezpośrednio Majstrowi budowlanemu.

Do obowiązków należy:

1. Stałe utrzymanie, nadzorowanie urządzeń wodno - kanalizacyjnych i centralnego ogrzewania w zasobach HSM.

2. Nadzór nad utrzymaniem urządzeń centralnego ogrzewania w okresie grzewczym.

3. Wykonywanie usług konserwacyjnych i naprawczych w lokalach mieszkalnych i użytkowych HSM.

4. Prowadzenie kontrolki czasu pracy oraz wykonanych czynności.

14. Robotnicy – stolarz, blacharz, kominiarz, kierowca, betoniarz, malarz, robotnik budowlany podlega bezpośrednio Majstrowi budowlanemu.

Do obowiązków należy:

1. utrzymanie w sprawności technicznej stolarki okiennej, drzwiowej, bram, w zasobach Spółdzielni, jak również budynku administracyjnego,

2. naprawa pojemników na śmiecie, śmietniczek osiedlowych,

3. utrzymanie w należytym stanie przewodów wentylacyjnych oraz dokonywanie okresowych kontroli,

4. utrzymywanie w należytym stanie pojazdu samochodowego, dokonywanie okresowych kontroli stanu technicznego pojazdu,

5. wykonywanie różnego typu prac remontowo – konserwatorskich, posadzek, płyt betonowych, ścian itp.

6. współpracę z administratorami oraz magazynierem i konserwatorem – ślusarzem,

7. bieżące załatwianie interwencji lokatorów,

8. prowadzenie kontrolki czasu pracy oraz wykonanych czynności,

9. inne czynności zlecone przez przełożonych.

§  14

PION ZASTĘPCY PREZESA

1. Główny Księgowy podlega Zastępcy Prezesa – do obowiązków należy:

1. współpraca ze wszystkimi komórkami oraz instruuje w zakresie sporządzania dokumentów stanowiących podstawę księgowania.

2. koordynacja wszelkich prac w dziale księgowości.

3. ustalanie planów urlopów działu księgowego z równoczesnym ustalaniem zastępstw w okresie nieobecności.

4. Nadzór nad sporządzani rozliczeń następujących funduszy i podatków:

1. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,

   • fundusz remontowy,

   • podatek od nieruchomości.

8. dekretowanie, faktur, rachunków, dowodów bankowych.

9. nadzór nad rozliczaniem kosztów zakupu, zarządu, ogólnych na poszczególne działalności Spółdzielni w okresach miesięcznych.

10. nadzór i analiza kosztów eksploatacji , co i cw kosztów wykonawstwa własnego.

11. kompletowanie informacji niezbędnych do comiesięcznej sprawozdawczości statystycznej oraz do wszelkiego rodzaju analiz wewnętrznych.

12. przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w zakresie legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów operacji gospodarczych.

13. opracowanie planów ekonomiczno-finansowych Spółdzielni w oparciu o Statut Spółdzielni oraz Regulaminy i Uchwały zatwierdzone przez organy samorządowe Spółdzielni oraz Uchwały Rady Miasta w zakresie opłat za dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków, wywozu nieczystości, opłat i podatków za wieczyste użytkowanie i od nieruchomości, taryf w zakresie energii cieplnej do ZEC dla potrzeb c.o. i c.c.w., taryf w zakresie energii elektrycznej do Korporacji Energetycznej dla potrzeb oświetlenia administracyjnego,

14. opracowuje niezbędne Regulaminy w zakresie rozliczenia dostarczanych mediów w oparciu o aktualne przepisy,

15. znajomość przepisów i zagadnień występujących w zakresie księgowości HSM.

16. podnoszenie swoich kwalifikacji ogólnych i zawodowych dla lepszego wykonania poszczególnych zadań.

17. stały nadzór nad pracą podległych pracowników, pomoc doradcza i instruktażowa.

18. przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów bhp i p. poż. Informowanie Zarządu o sprawach problemowych.

19. prawidłowo przechowywanie ksiąg, kartotek, dokumentów księgowych oraz utrzymanie porządku w dokumentacji bieżącej i archiwum.

20. ustalanie aktualizowanie zakresów czynności dla podległych pracowników.

21. dbanie o prawidłowe stosunki międzyludzkie w podległej komórce organizacyjnej.

22. powiadamianie Zarządu w uzasadnionych przypadkach o zauważonych nieprawidłowościach.

23. terminowe, należyte i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie zadań stojących przed działem finansowo-księgowym.

24. równomierne i zgodne z kwalifikacjami podział pracy miedzy pracowników w dziale finansowo-księgowym.

25. nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, instrukcji bhp i p. poż. oraz zachowania tajemnicy służbowej.

26. stwierdzanie pod względem merytorycznym celowości wykonanych usług, zakupu materiałów, dostawy sprzętu itp.

2. Inspektorzy ds. finansowo-księgowych tworzą Dział finansowy, który podlega Głównemu księgowemu

Do obowiązków inspektorów ds. finansowo-księgowych należy:

1. bieżące księgowanie faktur, rachunków, wyciągów bankowych i innych dokumentów księgowych;

1. współpraca z innymi działami i pracownikami na samodzielnych stanowiskach;

2. naliczanie opłat czynszowych dla lokali mieszkalnych i użytkowych;

3. wystawianie faktur VAT;

4. prowadzenie korespondencji z członkami i najemcami;

5. miesięczna analiza i uzgadnianie obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznym;

6. rozliczanie inwentaryzacji składników majątku, środków trwałych oraz ustalenie różnic;

7. sporządzanie rozdzielników materiałowych,

8. kwartalne uzgadnianie ewidencji ilościowo – wartościowej z ewidencją ilościową magazynu;

9. sporządzanie przelewów i pilnowanie terminów płatności;

10. sporządzanie rozliczeń zimnej wody i odprowadzania ścieków, ciepłej wody, centralnego ogrzewania, energii elektrycznej;

11. rejestracja faktur, sprawdzanie ich pod względem merytorycznym i rachunkowym,

12. prowadzenie i analiza kartotek wynagrodzeń, zasiłków chorobowych;

13. wyliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac z osobowego i bezosobowego funduszu płac;

14. naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych i rozliczanie z Urzędem Skarbowym;

15. sporządzanie deklaracji ZUS i terminowe przelewanie składek na ubezpieczenia;

16. prowadzenie kartotek dla celów podatkowych i sporządzanie rocznych informacji o dochodach.

17. analiza, przygotowanie dokumentów i sporządzanie deklaracji VAT

18. przygotowanie danych do sprawozdań dla potrzeb Zarządu, Rady Nadzorczej oraz GUS;

19. ewidencja poszczególnych składników kosztowych na nieruchomościach jednobudynkowych w oparciu o dokumentację finansową w rozbiciu na poszczególne składniki kosztów przekazanych przez GZM;

20. kompletowanie dokumentów do spraw spornych i nie zapłaconych z przekazaniem radcy prawnemu w celu skierowania na drogę postępowania sądowego i sporządzanie not księgowych na podstawie otrzymanych od radcy prawnego pozwów i uprawomocnionych wyroków;

21. współpraca z działem członkowskim i Kancelarią radcy prawnego, Kancelariami komorniczymi, Krajowym Rejestrem Długów;

22. składanie miesięcznych sprawozdań Zarządowi o wynikach windykacji;

23. analiza zaległości lokali mieszkalnych i użytkowych oraz zaległości z innych tytułów

24. analiza kont czynszowych;

25. wystawianie upomnień oraz ich analiza;

26. sporządzanie pozwów;

27. uczestnictwo w sprawach sądowych;

28. analiza i dekretacja ściągniętych należności przez komorników.

29. Ewidencja i analiza dokumentów księgowych związanych z kredytami mieszkaniowymi i kredytami z tytułu termomodernizacji

30. Ustalanie wysokości rat kredytowych przypadających do spłaty dla poszczególnych lokatorów

31. Naliczanie oprocentowania kredytów w okresie spłaty dla poszczególnych członków

32. Stała współpraca z bankami.

3. Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Do obowiązków należy:

1. Informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów dot. ochrony danych osobowych, a także doradzanie ww. podmiotom w sprawie ochrony danych osobowych.

2. Monitorowanie przestrzegania RODO oraz innych przepisów dot. ochrony danych osobowych oraz polityki administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty.

3. Na żądanie - udzielanie zleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z RODO.

4. Współpraca z organem nadzorczym (według obecnego projektu nowej ustawy o ochronie danych osobowych będzie to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

5. Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w RODO oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

6. Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO oraz innych przepisów.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych powinien być niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych, a administrator oraz podmiot przetwarzający mają obowiązek wspierać IOD w wypełnianiu przez niego ww. zadań, zapewniając mu zasoby niezbędne do ich wykonywania oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego fachowej wiedzy.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań - zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ponadto do obowiązków Inspektora danych osobowych należy:

1. Znajomość przepisów i zagadnień występujących w zakresie ochrony danych osobowych.

2. Podnoszenie swoich kwalifikacji ogólnych i zawodowych dla lepszego wykonania poszczególnych zadań.

3. Przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów bhp i p. poż. Informowanie Prezesa Zarządu o sprawach problemowych.

4. Prawidłowo przechowywanie ksiąg, kartotek, dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych oraz utrzymanie porządku w dokumentacji bieżącej i archiwum.

5. Powiadamianie Zarządu w uzasadnionych przypadkach o zauważonych nieprawidłowościach.

   informowanie administratora oraz pracowników o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz innych przepisów.

6. Monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia oraz innych przepisów Unii i państw członkowskich oraz polityk administratora lub procesora.

7. Szkolenie personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania.

8. Przeprowadzania systematycznych audytów w organizacji, w której został powołany.

9. Udzielania wskazówek administratorowi w przedmiocie wdrożenia odpowiednich i skutecznych środków technicznych jak również organizacyjnych mających zabezpieczyć dane osobowe oraz jak wykazać przestrzeganie prawa przez administratora lub podmiotu przetwarzającego dane w szczególności jeżeli chodzi o identyfikowanie ryzyka związanego z przetwarzaniem, o jego ocenę pod katem źródła, charakteru, prawdopodobieństwa i wagi zagrożenia oraz o najlepsze praktyki pozwalające zminimalizować to ryzyko.

  POSTANOWIENIA  KOŃCOWE

§  15

 

Regulamin niniejszy został zatwierdzony Uchwałą  nr 27/2018 Rady Nadzorczej Hrubieszowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej im. St. Staszica w Hrubieszowie z dnia 18 grudnia 2018 r. i wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

Z dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc regulamin zatwierdzony Uchwałą Nr 20/2009 Rady Nadzorczej z dnia 18 kwietnia 2009 r.

 

 

Sekretarz Rady Nadzorczej                                                                                     Przewodnicząca Rady Nadzorczej

    Czesław Podgórski                                                                                                   Bogusława Mielniczuk