Załącznik do Uchwały nr 28/2018

Rady Nadzorczej z dnia 18 grudnia 2018 r.

REGULAMIN ZARZĄDU

HRUBIESZOWSKIEJ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ

IM. ST. STASZICA W HRUBIESZOWIE

I. PODSTAWA PRAWNA

- Statut Spółdzielni § 129, ust. 1oraz § 132 ust. 1,2,3

- Regulamin Rady Nadzorczej Rozdział VI § 13,14,15

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 § 1

 Zarząd działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze, Dz. U. z 1995 r. Nr 54, poz. 288 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 119, poz. 1116 z późniejszymi zmianami), postanowieniami Statutu Spółdzielni oraz niniejszego regulaminu. 

§ 2

1. Zarząd kieruje działalnością Spółdzielni oraz reprezentuje ją na zewnątrz.

2. Do Zarządu należy podejmowanie uchwał nie zastrzeżonych w prawie spółdzielczym lub statucie dla innych organów Spółdzielni.

3. Zarząd pracuje kolegialnie na odbywanych okresowo posiedzeniach. W okresie pomiędzy posiedzeniami Zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności pomiędzy członkami Zarządu.  

4. Podział czynności pomiędzy członkami Zarządu, sprawy zastrzeżone do decyzji kolegialnych, tryb obradowania i podejmowania uchwał oraz inne sprawy organizacyjne określa niniejszy regulamin uchwalony przez Radę Nadzorczą.

5. Podejmowanie decyzji nie zastrzeżonych w ustawie lub Statucie innym organom Spółdzielni, należy do Zarządu.

 § 3

1. Zarząd składa się z 2 – 4 członków, w tym Prezesa, jego Zastępcy i dwóch nieetatowych członków Zarządu, wybieranych zgodnie z postanowieniami ustaw i Statutu Spółdzielni przez Radę Nadzorczą.

2. W skład Zarządu nie mogą wchodzić osoby pozostające z członkami Rady Nadzorczej w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, a w drugim stopniu w linii bocznej.

3. Z etatowymi członkami Zarządu, Rada Nadzorcza nawiązuje stosunek pracy na podstawie umowy o pracę stosownie do wymogów Kodeksu Pracy.

4. Odwołanie członka Zarządu lub zawieszenie go w czynnościach nie narusza jego uprawnień wynikających ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, którego przedmiotem jest świadczenie pracy. Odwołanemu członkowi Zarządu, bez względu na pełnioną funkcję, przysługuje prawo do wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy, a rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić w trybie przewidzianym Kodeksem Pracy z zachowaniem uprawnień do odprawy z tego kodeksu lub innych ustaw wynikających.

5. Członek Zarządu może zrzec się pełnienia funkcji członka Zarządu, przy czym dla tej czynności wymagana jest bezwzględnie forma pisemna.

 

§ 4

1. Wynagrodzenie etatowych członków Zarządu ustala Rada Nadzorcza w formie uchwały.

2. Nieetatowi członkowie Zarządu za udział w posiedzeniach Zarządu otrzymują wynagrodzenie w postaci miesięcznego ryczałtu w wysokości 35 % minimalnego wynagrodzenia za pracę, niezależnie od ilości posiedzeń. Wysokość ryczałtu ustala Rada Nadzorcza w formie uchwały.

§ 5

1. Rada Nadzorcza może zawiesić w czynnościach członka Zarządu, o ile jego działalność jest sprzeczna z przepisami prawa lub Statutu Spółdzielni.

2. W wypadku naruszenia przez członka Zarządu zakazu konkurencji Rada może podjąć uchwałę o zawieszeniu członka tego organu w pełnieniu czynności. Powyższy organ rozstrzyga o uchyleniu zawieszenia bądź odwołaniu zawieszonego członka Zarządu.

3. Decyzja o zawieszeniu powinna być niezwłocznie doręczona w formie pisemnej z podaniem przyczyny zawieszenia.

§ 6 

Do odpowiedzialności członków Zarządu mają zastosowanie przepisy Kodeksu Pracy o odpowiedzialności materialnej pracowników z uwzględnieniem postanowień art. 58 § 2 ustawy Prawo spółdzielcze.

                                                           III. ZAKRES DZIAŁANIA ZARZĄDU 

§ 7

1. Zarząd inicjuje, organizuje i prowadzi działalność zapewniającą realizację celów i zadań statutowych Spółdzielni, w tym realizuje uchwały Walnego Zgromadzenia.

2. Zarząd podejmuje wszelkie decyzje nie zastrzeżone w ustawie lub statucie innym organom Spółdzielni oraz nadzoruje i kontroluje wykonanie tych decyzji.

 

 § 8

1. Zarząd działa kolegialnie w sprawach ważnych i istotnych dla działalności i rozwoju Spółdzielni.

2. Zarząd podejmuje decyzje kolegialnie w szczególności w sprawach:

1. przyjęcia członków do Spółdzielni,

2. zawierania umów o budowę lokali,

3. ustanowienia na rzecz członków spółdzielczych lokatorskich praw do lokali,

4. ustanowienia na rzecz członków odrębnej własności lokali mieszkalnych i lokali o innym przeznaczeniu,

5. wynajmu lokali mieszkalnych i lokali o innym przeznaczeniu,

6. wygaśnięciu spółdzielczego prawa do lokalu w wypadkach przewidzianych Statutem,

7. zabezpieczenia majątku Spółdzielni,

8. sporządzania rocznych sprawozdań i sprawozdań finansowych oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia Radzie Nadzorczej i Walnemu Zgromadzeniu,

9. zwoływania Walnego Zgromadzenia,

10. zaciągania kredytów bankowych i innych zobowiązań w granicach określonych przez Walne Zgromadzenie,

11. udzielania pełnomocnictw,

12. współdziałania z organami władzy samorządowej i administracji państwowej oraz organizacjami spółdzielczymi, społecznymi i gospodarczymi,

13. podejmowania decyzji o zmianie wysokości opłat za zajmowane lokale oraz przedkładanie ich do zatwierdzenia Radzie Nadzorczej,

14. ustosunkowywania się do zaleceń polustracyjnych i pokontrolnych,

3. Decyzje kolegialne podejmowane są w formie uchwał. Każda uchwała podlega obligatoryjnemu wpisaniu do protokołu z posiedzenia Zarządu. W szczególnie ważnych sprawach uchwały mogą stanowić oddzielny dokument sporządzony w formie pisemnej.

4. Decyzje indywidualne w sprawach zwykłego Zarządu i małej wagi, mogą podejmować poszczególni członkowie Zarządu na podstawie podziału czynności. Treść każdej decyzji winna być podana do wiadomości wszystkim członkom Zarządu na najbliższym posiedzeniu.

5. Zarząd obowiązany jest przedstawić Walnemu Zgromadzeniu informację o realizacji wniosków polustracyjnych.

 

 IV. ORGANIZACJA PRACY I POSIEDZENIA ZARZĄDU

 

§ 9

1. Zarząd reprezentowany jest przez Prezesa. Pozostaje w stałej łączności z przewodniczącym Rady Nadzorczej. Podczas jego nieobecności obowiązki te przejmuje jego zastępca.

2. Zarząd pracuje kolegialnie na odbywających się okresowo posiedzeniach.

3. W okresie pomiędzy posiedzeniami Zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności pomiędzy członkami Zarządu.

 

§ 10 

1. Posiedzenia Zarządu są zwoływane przez Prezesa Zarządu lub w czasie jego nieobecności – przez Zastępcę Prezesa:

1. z własnej inicjatywy, co najmniej raz na dwa miesiące,

2. na wniosek jednego z członków Zarządu w sprawie przez niego wniesionej,

3. na wniosek przewodniczącego Rady Nadzorczej w celu rozpatrzenia konkretnych spraw.

2. Prezes Zarządu ustala termin i porządek posiedzenia.

3. Porządek obrad powinien przewidywać rozpatrzenie spraw wynikających z planów pracy Zarządu, bieżącej działalności Spółdzielni oraz wniesionych przez Przewodniczącego Rady Nadzorczą zgodnie z ust.1 pkt c.

4. Każdy członek Zarządu może wnieść do porządku obrad sprawę, która jego zdaniem, wymaga kolegialnego rozstrzygnięcia.

5. Za prawidłowe przygotowanie materiałów , które mają być przedmiotem obrad, odpowiada właściwy członek Zarządu zgodnie z podziałem czynności.

6. O posiedzeniach Zarządu i porządku obrad zainteresowani powinni być zawiadomieni co najmniej na dwa dni przed posiedzeniem w sposób zwyczajowo przyjęty. W przypadku niezachowania powyższego terminu za zgodą obecnych członków Zarządu, może odbyć się posiedzenie.

7. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział z głosem doradczym:

1. przewodniczący Rady Nadzorczej lub przedstawiciel upoważniony przez jej Prezydium,

2. kierownicy komórek organizacyjnych Spółdzielni, których obecność na posiedzeniu z uwagi na omawiany temat jest konieczna,

3. inne zaproszone osoby,

4. główny księgowy którego obecność jest konieczna z uwagi na znaczący głos w zarządzaniu finansami Spółdzielni.

 

§ 11 

1. Zarząd może podejmować wiążące uchwały pod warunkiem obecności na posiedzeniu Prezesa Zarządu i co najmniej połowy liczby członków.

2. Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów. W razie równej liczby głosów decyduje głos Prezesa Zarządu.

3. W razie nieobecności Prezesa Zarządu jego uprawnienia i wymóg obecności, o których mowa w ust. 1 i 2, przysługują Zastępcy Prezesa.

4. Jeżeli Statut nie stanowi inaczej, przy obliczaniu wymaganej większości głosów dla podjęcia uchwały przez Zarząd Spółdzielni uwzględnia się głosy oddane za, przeciw i wstrzymujące się uchwale.

5. W sprawach pilnych, o ile natychmiastowe zwołanie posiedzenia Zarządu nie jest możliwe, podjęcie decyzji może nastąpić obiegiem tj. w drodze podpisania projektu uchwały Zarządu kolejno przez poszczególnych członków Zarządu.

6. Członkowie Zarządu nie mogą brać udziału w głosowaniu w sprawach wyłącznie ich dotyczących.

 

 § 12 

1. Z posiedzenia Zarządu sporządzany jest protokół, który powinien zawierać:

1. numer kolejny i datę posiedzenia,

2. nazwiska i imiona członków Zarządu i innych osób biorących udział w posiedzeniu,

3. stwierdzenie prawidłowości zwołania posadzenia oraz zdolności do podejmowania uchwał,

4. porządek obrad,

5. omówienie spraw będących przedmiotem posiedzenia,

6. treść podjętych uchwał z podaniem liczby głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”,

7. spis załączników stanowiących integralną część protokołu.

2. Plany, sprawozdania, wnioski i inne materiały będące przedmiotem obrad i uchwał powinny być załączone do protokołu.

3. Protokół z posiedzenia Zarządu podpisują wszyscy obecni na nim członkowie Zarządu i protokólant. Odmowa podpisu protokołu przez członka nie ma wpływu na jego ważność, przy czym o odmowie należy sporządzić wzmiankę w protokole.

4. Członek Zarządu odmawiający podpisania treści uchwały, niezależnie od wniesionego do protokołu zdania odrębnego, może w przeciągu 7 dni złożyć pisemne uzasadnienie, które następnie winno być dołączone do protokołu.

 

 V. ZAKRES ZADAŃ

 

§ 13

1. W okresie między posiedzeniami Zarządu, Prezes sprawuje ogólne kierownictwo, nadzór i kontrolę całokształtu bieżącej działalności Spółdzielni, podejmując czynności niezbędne dla właściwego wykonania tych zadań.

2. Prezesowi w wykonywaniu jego funkcji, o których mowa w pkt 1, podporządkowani są pozostali członkowie Zarządu.

3. Do zakresu czynności Prezesa z tytułu jego funkcji określonych w ust. 1, należy w szczególności:

1. koordynowanie i nadzorowanie pracy członków Zarządu w toku bieżącej działalności Spółdzielni,

2. reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz oraz upoważnienie członków Zarządu,

3. informowanie bieżące członków Zarządu o ważniejszych zagadnieniach wynikających z reprezentowania Spółdzielni.

 § 14

1. Członkowie Zarządu kierują pracami podporządkowanych im bezpośrednio komórek organizacyjnych Spółdzielni, stosownie do podziału czynności określonego w § 15.

2. Członkowie Zarządu w wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 wydają w zakresie nie zastrzeżonym dla kolegialnych decyzji Zarządu - zarządzenie niezbędne dla prawidłowej realizacji powierzonych im zadań. Przedkładają i referują na posiedzeniach Zarządu wnioski i są odpowiedzialni za wprowadzenie w życie uchwał Zarządu przez podległe im bezpośrednio komórki organizacyjne Spółdzielni.

§ 15

Podział czynności pomiędzy poszczególnych członków Zarządu:

 I. Prezes:

1. Oprócz udziału w pracach Zarządu jest kierownikiem Spółdzielni, jako pracodawca w rozumieniu Kodeksu Pracy.

2. Prezes w ramach ogólnego kierownictwa i nadzoru nad realizacją zadań:

1. nadzoruje bezpośrednio wykonywanie zadań przez komórki organizacyjne podporządkowane mu zgodnie z zatwierdzoną przez Radę Nadzorczą strukturą organizacyjną,

2. koordynuje przygotowanie projektów planów gospodarczych i programów działalności społeczno-kulturalnej oraz sprawozdań z ich wykonania,

3. sprawuje ogólny nadzór nad celowym i efektywnym wykorzystaniem środków finansowych,

4. podejmuje decyzje w sprawach pracowniczych i płacowych – po zaopiniowaniu przez pozostałych członków Zarządu,

5. wydaje zarządzenia i instrukcje wewnętrzne, regulujące organizację i tok pracy Spółdzielni,

6. dokonuje oceny pracy kierowników jednostek organizacyjnych bezpośrednio nadzorowanych,

7. ustala szczegółowy podział zadań dla kierowników jednostek bezpośrednio nadzorowanych,

8. zatwierdza wnioski dotyczące przyznawania nagród oraz świadczeń z funduszu świadczeń socjalnych,

9. podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i ochrony ppoż. w Spółdzielni, współdziałając w tym zakresie z komórką ds. bhp i ppoż.

10. organizuje skuteczną kontrolę:

    • realizacji zadań przez komórki organizacyjne,

    • wykonywania uchwał organów Spółdzielni,

    • przestrzegania w Spółdzielni ogólnie obowiązujących przepisów oraz postanowień Statutu, regulaminów i instrukcji wewnętrznych,

11. współdziała z zakładowymi organizacjami związkowymi na zasadach określonych w prawie pracy i ustawie o związkach zawodowych,

12. przyjmuje i rozpatruje skargi na działalność pracowników,

13. współdziała z organami Spółdzielni w realizacji zadań oraz zapewnia ich obsługę,

14. załatwia inne sprawy niezastrzeżone dla pozostałych członków Zarządu.

3. Prezes Spółdzielni upoważniony jest do:

1. reprezentowania Spółdzielni wobec Krajowej Rady Spółdzielczej i Związku Rewizyjnego, w którym Spółdzielnia jest zrzeszona,

2. występowania w imieniu HSM do organów administracji państwowej i samorządowej z wnioskami i propozycjami uregulowania spraw związanych z działalnością tejże oraz udzielania tymże wszelkich wyjaśnień w sprawach prowadzonych przez Spółdzielnię,

3. składania oświadczeń woli, wspólnie z drugą upoważnioną osobą w zakresie praw i obowiązków majątkowych, związanych z działalnością Spółdzielni, z wyjątkiem oświadczeń dotyczących zbywania nieruchomości, bądź ich przekazywania,

4. dysponowania środkami pieniężnymi na wszystkich rachunkach bankowych Spółdzielni,

5. zawierania umów o dostawy, roboty i usługi oraz umów najmu i dzierżawy umów o roboty budowlano-remontowe, a także akceptowanie wydatków na zaopatrzenie gospodarcze, remonty, urządzenia techniczne w zakresie działalności Spółdzielni.

4. Prezes ponosi odpowiedzialność za:

1. prawidłowe i planowe działanie Spółdzielni,

2. należyte zorganizowanie pracy Spółdzielni oraz nadzór nad tą działalnością,

3. właściwą gospodarkę środkami Spółdzielni,

4. warunki pracy bhp i ppoż.

5. Prezesowi Spółdzielni podlegają bezpośrednio:

1. Zastępca Prezesa,

2. Kierownik Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi,

3. Pracownik ds. Spółdzielczego Klubu Kultury,

4. Stanowisko ds. kadr, sekretariatu i spraw samorządowych,

5. Stanowisko ds. członkowsko-mieszkaniowych i odrębnej własności,

6. Pracownik ds. bhp i ppoż.

7. Inspektor ds. technicznych oraz termomodernizacji,

8. Sprzątaczka.

 

II. Zastępca Prezesa: 

1. Oprócz udziału w pracach Zarządu kieruje i nadzoruje całokształtem spraw dotyczących spraw związanych z działalnością ekonomiczno – finansową Spółdzielni zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Zastępuje Prezesa w czasie jego nieobecności.

3. Zabezpiecza terminowe opracowywanie planów i sprawozdawczości w zakresie swego działania.

4. W szczególności do zadań i kompetencji Zastępcy Prezesa należy:

1. reprezentowanie Spółdzielni wobec organów administracji państwowej oraz jednostek gospodarczych w sprawach dotyczących nadzorowanego pionu,

2. spełnianie funkcji przełożonego w podległym pionie,

3. organizacja i nadzór nad prowadzeniem rachunkowości Spółdzielni, zgodnie z obowiązującymi przepisami.:

4. nadzór nad przygotowanie raportów i analiz finansowych na potrzeby Zarządu,

5. wydawaniu dyspozycji i podejmowanie wiążących decyzji w zakresie realizacji zadań w nadzorowanym pionie,

6. podejmowaniu niezbędnych czynności organizacyjnych, inicjatyw i środków zabezpieczających pełną realizację zadań Spółdzielni i nadzorowanego pionu,

7. nadzór nad podziałem zadań pomiędzy pracowników nadzorowanego pionu

8. analiza gospodarki finansowej Spółdzielni,

9. dokonywaniu oceny pracy Głównego księgowego oraz wnioskowanie dla niego awansów, przeszeregowań, nagród i kar,

10. informowaniu pozostałych członków Zarządu o ważniejszych sprawach i podejmowanych przedsięwzięciach zakresie nadzorowanej działalności i zagadnień,

11. współpracy z Radą Nadzorczą oraz jej komisjami w zakresie spraw ekonomicznych spółdzielni.

5. Zastępca Prezesa jest uprawniony do:

1. składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków związanych z działalnością Spółdzielni, z wyjątkiem oświadczeń woli dotyczących zbywania i przekazywania nieruchomości,

2. dysponowania środkami pieniężnymi pozostającymi na wszystkich rachunkach bankowych Spółdzielni,

3. zawierania umów o dostawy, roboty i usługi, umów najmu, dzierżawy, umów o roboty budowlano – remontowe, a także akceptowania wydatków na zaopatrzenie gospodarcze, remonty i urządzenia – w zakresie działania Spółdzielni.

6. Zastępca Prezesa ponosi odpowiedzialność za:

1. właściwe gospodarowanie środkami finansowymi Spółdzielni,

2. prawidłową realizację zadań w nadzorowanym pionie

3. prawidłową organizację pracy w nadzorowanym pionie oraz sprawowanie nadzoru i kontroli dyscypliny pracy pracowników,

4. sprawowanie kontroli funkcjonalnej wynikającej z problematyki pracy nadzorowanego pionu.

1. Zastępcy Prezesa podlegają bezpośrednio:

   1. główny księgowy:

      • Dział finansowy (pracownicy ds. finansowo-księgowych oraz pracownik ds. windykacji)

III. Społeczni Członkowie Zarządu: 

Udział w pracach Zarządu oraz jeżeli Zarząd upoważni poszczególnych nieetatowych członków do wykonywania innych określonych czynności faktycznych.

§ 16 

Zarząd jest obowiązany:

1. Uczestniczyć - na wniosek Rady Nadzorczej - w posiedzeniach Rady jej Prezydium oraz komisji oraz udzielać potrzebnych wyjaśnień względnie przedstawić żądane materiały i dowody.

2. Dokonywać kwartalnej analizy wyników działalności Spółdzielni oraz przedstawiać Radzie Nadzorczej odpowiednie sprawozdania i wnioski w tym zakresie.

3. Zabezpieczyć obsługę techniczną posiedzeń Rady Nadzorczej, jej Prezydium i komisji.

 

 VI. OŚWIADCZENIA WOLI

 

§ 17

1. Oświadczenia woli za Spółdzielnię składają przynajmniej dwaj członkowie Zarządu lub jeden członek Zarządu i osoba przez Zarząd do tego upoważniona /pełnomocnik/ przez swoje podpisy pod nazwą Spółdzielni.

2. W sprawach dotyczących dyspozycji środkami pieniężnymi i środkami trwałymi oświadczenie woli powinno być składane z zachowaniem przepisów określających uprawnienia i obowiązki głównego księgowego.

 

§ 18

1. Zarząd Spółdzielni, po uzyskaniu zgody Rady Nadzorczej, może udzielić jednemu z członków Zarządu lub innej osobie pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą.

2. Osoba kierująca bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni, jest kierownikiem Spółdzielni jako zakładu pracy w rozumieniu Kodeksu Pracy.

3. Osoba, o której mowa w ust. 1, kieruje bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni w ramach uchwał Zarządu z wyłączeniem spraw wymienionych w § 8 ust. 2 niniejszego regulaminu.

 

 VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 19 

1. Przekazanie przez ustępujący Zarząd lub członka Zarządu czynności nowemu Zarządowi lub członkowi Zarządu następuje protokołem zdawczo – odbiorczym przy udziale przedstawiciela Rady Nadzorczej Spółdzielni.

2. Protokół zdawczo – odbiorczy powinien zawierać wykaz przekazywanych do załatwienia spraw, akt, dokumentów itp., jak również dane odzwierciedlające aktualny stan przekazywanych agend i finansów Spółdzielni.

3. Egzemplarze protokołu zdawczo – odbiorczego, podpisane przez osoby uczestniczące w czynnościach przekazywania otrzymują: przekazujący i przyjmujący; jeden egzemplarz protokołu pozostaje w aktach Spółdzielni.

 

§ 20

Regulamin niniejszy został zatwierdzony uchwałą Nr 28/2018 Rady Nadzorczej z dnia 18 grudnia 2018r. i obowiązuje od dnia 18 grudnia 2018r.

Z dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc regulamin zatwierdzony Uchwałą Nr 24/2011 Rady Nadzorczej z dnia 16 grudnia 2011 r.

 

Sekretarz Rady Nadzorczej                                                                 Przewodnicząca Rady Nadzorczej

   Czesław Podgórski                                                                                        Bogusława Mielniczuk